Personvernerklæring

1: Generelt 

GDPR har positive effekter for ditt personvern og endrer hvordan vi som bedrift får samle inn og behandle dine personopplysninger. Her beskriver vi hvordan vi håndterer dine personopplysninger når du besøker våre websider, registrerer registrerer deg for gratis prøvelisens, kjøper våre produkter eller tjenester – eller når du på en eller annen måte er i kontakt med oss. I vår personvernerklæring finner du informasjon om hvilke rettigheter som gjelder for håndtering av dine personopplysninger i henhold til GDPR.

Du kan når som helst avregistrere deg mot fremtidig informasjon fra oss ved å klikke på avregistreringslenken i våre nyhetsbrev kontakte kundesenteret på 2212 1450.

Om du har spørsmål om håndteringen av dine personopplysninger kan du sende oss en e-post på personvern@cognita.no.

2: Hva er en personopplysning, og hva er en behandling av personopplysninger?

Personopplysninger er all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til deg, f.eks. navn, personnummer, IPadresse eller kjøpshistorikk.

Alle former for tiltak med personopplysninger er personopplysningsbehandling, for eksempel innsamling, registrering, organisering, lagring, bearbeiding eller endring, lesning, bruk, utlevering, spredning eller annen levering av opplysninger, sammenstilling eller samkjøring, blokkering, sletting eller ødeleggelse.

3: Hvem er ansvarlig for de personopplysningene vi samler inn?

Cognita AS, Gjerstadveien 396, 4992 Sundebru
Organisasjonsnummer: NO983 547 818MVA
TLF: 2212 1450

4: Hvordan samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn opplysninger om deg når du registrerer deg for nyhetsoppdateringer på hjemmesiden, ber om tilgang til prøvelisenser, er på kurs, ber om hjelp til utprøving eller andre henvendelser via chat, epost eller telefon.

Vi kan også samle inn og oppdatere dine adresseopplysninger via tredjepartstjenester for betalingsløsninger, adresseoppdateringer samt opplysninger om kredittverdighet fra kredittvurderingsinstitusjon, banker og andre finansielle institutter.

5: Hvilke personopplysninger samler vi inn og hvorfor?

Registrering for informasjon / nyhetsbrev via hjemmesider eller Facebook:

Når du registrerer deg og ber om oppfølging eller informasjon fra oss.

Deltakelse på kurs:
Vi samler inn kontaktinformasjon på kurs for å kunne følge opp det faglige innholdet.

Utprøving / utlevering:
Når vi er ute å assisterer med utprøving av hjelpemidler eller leveranse av disse samler vi inn nødvendig informasjon for å gjennomføre oppdraget.

Levering av varer bestilt gjennom vårt ordresystem.

Supporthenvendelser
Når du kontakter vår support via chat på hjemmesiden, epost eller telefon lagrer vi den informasjonen du oppgir knyttet til saken.

Produktinnhold
Persondata for aktive produkter lagres så lenge produktet er i bruk og i en periode på opp til 36 måneder etter at produktet ikke lenger benyttes.

Rettslig grunnlag
Oppfyllelse av kjøpsavtale. Denne innsamlingen av personopplysningene dine kreves for at vi skal kunne oppfylle våre plikter ifølge kjøpsavtalen.

Ansatte / tidligere ansatte / jobbsøkere
Formålet med å behandle personopplysninger for ansatte er ivaretakelse av løpende ansettelsesforhold og arbeidsavtale.
Formålet med å behandle personopplysninger for tidligere ansatte er å kunne sikre bedriftens interesser knyttet til et avsluttet arbeidsforhold.

6: Hvor lenge lagrer vi opplysninger om deg?

Vi oppbevarer dine data fra kun så lenge de er til nytte for å utføre det oppdraget du har gitt oss. Varigheten vil variere. Ingen data oppbevares utover 6 måneder dersom vi ikke har eksplisitt grunn til dette.

For supporthenvendelser lagres dataene i 36 måneder da vi ønsker historikk på sakene dersom du får utfordringer igjen. Vi kan fjerne informasjonen umiddelbart om du ønsker dette.

Markedsrelatert data lagres så lenge du har bedt om det og det er gjort verktøy tilgjengelig for at du kan melde deg av oppfølging. Markedsføringsdata som ikke lenger er aktivt (ditt samtykke) fjernes etter maksimalt 12 måneder.

For jobbsøkere som ikke endte med en ansettelse kan lagres for fremtidig kontakt gitt eksplisitt godkjenning av jobbsøker. Øvrige søknadsdato vil slettes innen 6 måneder etter ansettelsesprosessen er avsluttet.

For tidligere ansatte lagres opplysningene i inntil tolv måneder etter avsluttet arbeidsforhold. Opplysninger om at den ansatte har vært ansatt, varighet av arbeidsforholdet og arbeidsoppgaver kan vi lagre lenger. Det samme gjelder lovpålagte krav til oppbevaring av opplysninger etter blant annet regnskapsloven. Opplysningene vil ikke bli utlevert til andre uten at den tidligere ansatte ber om det, for eksempel i forbindelse med vurdering av ansettelse hos ny arbeidsgiver.

7: Deler vi personopplysninger?

Cognita AS vil aldri dele eller selge persondata vi oppbevarer. Det samme kravet stilles til alle underleverandører.

8: Hvordan beskyttes personopplysningene dine. 

Vi iverksetter nødvendige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å verne personopplysningene dine mot å bli manipulert, gå tapt eller bli ødelagt eller at uvedkommende får tilgang til dem. Våre sikkerhetsrutiner oppdateres i takt med at teknikken utvikles og forbedres.

9: Hvilke rettigheter har du?

I samsvar med GDPR har du visse rettigheter vedrørende behandlingen av personopplysningene dine.

• Tilgang til personopplysningene dine (såkalt registerutdrag)

Du har rett til å kreve å få tilgang til dine opplysninger via et registerutdrag. Siden det er viktig at vi ikke gir ut personopplysningene dine til noen annen, må en anmodning om registerutdrag fremsettes skriftlig og undertegnes av deg. Send din henvendelse til Cognita AS, Oscarsgate 92, 0256 Oslo. Vi besvarer din anmodning uten unødig forsinkelse og senest innen en måned.

• Korrigering av personopplysninger

Du har alltid rett til å kreve at personopplysningene dine korrigeres.

Henvendelse om korrigering av personverndata sendes til personvern@cognita.no eller pr brev til Cognita AS, Oscarsgate 92, 0256 Oslo.

• Begrensning av behandling

Du har rett til når som helst å innvende mot behandlingen av personopplysningene dine som er basert på en interesseavveining. Du har også rett til å innvende mot at personopplysningene dine behandles for markedsføringsformål. Det innebærer at du har rett til å si nei til nyhetsbrev og andre markedsføringsutsendelser fra oss. Hvis du innvender mot markedsføring, vil personopplysningene dine ikke lenger bli behandlet for slike formål.

• Dataportabilitet

Du har rett til å kreve at personopplysninger flyttes fra oss til et annet foretak, myndighet eller organisasjon.

Denne rettigheten er begrenset til opplysninger som du selv har levert til oss.

10: Kontakt

Hvordan kontakter du oss lettest ved spørsmål om spørsmål rundt behandling av dine data?

Send en epost til personvern@cognita.no eller pr brev til Cognita AS, Oscarsgate 92, 0256 Oslo.