Boligen Ahornparken har fått styr på planleggingen – og GDPR

IBG Planner er et planleggings- og kalenderverktøy for ansatte på bo- og aktivitetstilbudet. På boligen Ahornparken brukes IBG Planner til all planlegging i de tre teamene. I personalrommene vises dags- og ukekalenderen på storskjermene, som lager rammen for planlegging på morgenmøtene. Samtidig fungerer den felles kalenderen som en felles referanse for ansatte, de kan alltid kan logge seg inn på storskjermen og på deres egne enheter.

Boligen Ahornparken har fått styr på planleggingen – og GDPR

Ulovlig Mayland-kalender

Bakgrunnen for implementeringen av IBG Planner på Ahornparken i Gribskov var ikke bare at man ønsket et effektivt felles verktøy til planlegging. Det var også en annen viktig årsak, nemlig loven om beskyttelse av persondata, GDPR.

Planner er en del av IBG og dermed omfattet av høye sikkerhetsstandarder, som kjennetegner plattformen. IBG er blitt ISAE-3000 sertifisert, dvs at behandlingen av persondata lever opp til kravene i persondatalongivningen. Derfor kan IBG med Planner tilby en løsning som sikrer en optimal beskyttelse av beboerens data.

Tidligere planlagte vi alt i vår Mayland-kalender, men den fysiske kalenderen lå fritt tilgjengelig for alle og hadde informasjon om alle beboerene. Det tillater ikke GDPR. Derfor skiftet vi til en sikker løsning, og da til en løsning som også var bedre.

Hanne, Sosialpedagog, Team A

Papirer fløy mellom ørene

Det var ikke bare GDPR som gjorde at de lette et nytt system til planlegging og kalenderstyring på Ahornparken. Mayland-kalenderne gjorde det vanskelig å planlegge dagene og skape en felles oversikt. Det var heller ikke oversikt over hele uken så det var vanskelig å planlegge fremover.

“Kalenderene var ofte fulle, så folk skrev beskjedene inn tilfeldige steder. Det var rotete. Ofte var det også uforståelig hva kollegene hadde skrevet og man kunne ikke alltid se hvem som hadde skrevet beskjeden. Var beskjeden skrevet med kulepenn, kunne den ikke fjernes. Det verste var løse papirbeskjeder som fløy ut av kalenderen når man tok i den.”

Simone, sosialpedagog i Team C

En kjent og trygg plattform

En av grunnene til at Ahornparken valgte IBG Planner var at de hadde brukt IBG i mange år. De ansatte var fullt fortrolige med plattformen, da Planner ble implementeret. “De ansatte tok det bedre imot det enn jeg hadde regnet med. Vi kjenner IBG og folkene bak, så medarbeiderne var trygge på Planner og var ikke redde for å kaste seg ut i de nye mulighetene”, sier Hanne, sosialpedagog i Team A.

Godt samarbeid om implementering

Implementeringen skjedde planmessig og de kom raskt i mål med å bruke Planner i hele personalgruppen. Det skyldes ikke minst det grundige forarbeidet av styringsgruppen.

Opplæringen av ansatte foregikk ved at de ansatte fikk en rekke fiktive oppgaver som skulle skrives inn i Planner. På den måten vente de seg til å arbeide med systemet og de store skjermene i praksis.

Simone, sosialpedagog i Team C forteller: “Vi hadde en fin implementering. Planner er brukervennlig og intuitivt, så de ansatte lærte seg å bruke det lynraskt”.

Vi hadde et grundig testforløp og brukte mye tid sammen med IBG på å løfte Planner opp og skreddersy det til vårt behov. Vi la også inn alt fra de fysiske kalenderne, så vi var helt klare da det skulle introduseres til ansatte.

Hanne, sosialpedagog, Team A

Kan ikke unnvære Planner

I løpet av det halve året Planner har vært i bruk er den nye funksjonen blitt uunværlig for ansatte på Ahornparken. Det er spesielt overblikket og den økte muligheten for felles planlegging og koordinering som gir verdi. 

“Overblikket er fantastisk! Vi sparer tid i møtene med å planlegge ansatte og oppgaver. Og det er en enorm fordel at vi kan sitte 3-4 kollegaer sammen foran den store skjermen og se på ukeoversikten”.

Sosialpedagog Christina, Team B

Det sparer også tid at alt skrives med en lik og lettforståelig skrift i motsetning til tidligere, hvor man skulle tyde hverandres “kråketær”. I tilfeller hvor det skulle være beskjeder som er vanskelige å forstå, skriver ansatte alltid deres initialer, så man kan kontakte dem. Endelig tilbyr Planner en rekke smarte funksjoner som gjør registreringen av oppgaver lettere. Funksjonen “gjentakelse” sparer f.eks. mye tid, fordi den betyr at man kun behøver å opprette en ofte brukt oppgave én gang.

Ansatte har tatt Planner fantastisk godt til seg. I dag kan vi ikke leve uten den.

Hanne, sosialpedagog i Team A

Overblikk – alltid og overalt

IBG Planner er blitt et vendepunkt for ansatte på Ahornparken. Når man møter om morgenen slår storskjermen seg på. De ansatte møtes foran skjermen på personalkontoret og planlegger dagen sammen. Skjermen brukes også fortløpende for ansatte. De kommer med jevne mellemrom tilbake til personalkontoret for å sjekke opp på forestående oppgaver.

“Planner gir oss et overblikk vi alltid har hatt behov for. Med Planner blir vi ikke ta med buksene nede – alle vet hva som skal skje når, og vi har færre overraskelser. Det gir trygghet for både ansatte og beboere”.

Sosialpedagog Hanne, Team A

Inntastning av nye oppgaver foregår mere fleksibelt for Planner er som resten av IBG, mobilt og tilgjengelig for alle i appen. Ansatte sitter f.eks. ved deres egen datamaskin eller mobiltelefon og oppretter oppgaver til beboere.